Wann ist das Statusfeststellungsverfahren notwendig?

Das Statusfeststellungsverfahren klärt, ob jemand sozialversicherungspflichtig beschäftigt oder selbstständig tätig ist. Doch wann genau muss oder sollte dieses Verfahren durchgeführt werden? Die Antwort ist wichtiger als viele denken — denn der Zeitpunkt der Antragstellung entscheidet darüber, ob rückwirkende Beitragsforderungen entstehen oder nicht.

Grundregel: Je früher, desto besser

Das Statusfeststellungsverfahren kann grundsätzlich jederzeit beantragt werden — durch den Auftraggeber, den Auftragnehmer oder beide gemeinsam. Der entscheidende Unterschied liegt jedoch im Zeitpunkt:

Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt und stellt die Deutsche Rentenversicherung Bund eine abhängige Beschäftigung fest, wirkt die Versicherungspflicht erst ab dem Tag der Bekanntgabe des Bescheids — nicht rückwirkend.

Wird der Antrag später gestellt oder gar nicht, und wird im Nachhinein eine abhängige Beschäftigung festgestellt, können Beiträge rückwirkend für bis zu vier Jahre — bei vorsätzlicher Falscheinstufung sogar für bis zu dreißig Jahre — nachgefordert werden.

Die Monatsfrist nach Tätigkeitsbeginn ist keine Pflicht — aber eine entscheidende Schutzfrist. Wer sie nutzt, schützt sich vor teuren Nachforderungen.

Konkrete Situationen, in denen das Verfahren notwendig ist

Bei Beginn einer neuen Zusammenarbeit mit unklarem Status

Immer dann, wenn eine Zusammenarbeit beginnt und nicht eindeutig klar ist, ob es sich um eine abhängige Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit handelt, sollte das Verfahren eingeleitet werden.

Typische Konstellationen:

• Ein Unternehmen beauftragt erstmals einen Freelancer für wiederkehrende Aufgaben

• Ein GmbH-Geschäftsführer wird neu eingesetzt — ob als Gesellschafter oder als Fremdgeschäftsführer

• Ein Familienangehöriger beginnt im Betrieb zu arbeiten

• Ein Auftragnehmer erbringt Leistungen, die bisher von einem Arbeitnehmer erbracht wurden

Hier gilt: Im Zweifel immer klären — der Aufwand des Verfahrens ist deutlich geringer als die Kosten einer späteren Nachforderung.

Bei Veränderung der Gesellschafterstruktur

Ändert sich die Beteiligung eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers — etwa weil Anteile übertragen werden, neue Gesellschafter eintreten oder ein Gesellschaftervertrag geändert wird — kann sich der sozialversicherungsrechtliche Status verändern.

Wer zuvor als Mehrheitsgesellschafter selbstständig war und nun eine Minderheitsbeteiligung hält, kann plötzlich sozialversicherungspflichtig sein — ohne es zu wissen. Auch der umgekehrte Fall ist möglich.

Jede wesentliche Änderung der Gesellschaftsstruktur ist daher ein Anlass für eine erneute Statusprüfung.

Bei Veränderung der tatsächlichen Zusammenarbeit

Auch wenn der ursprüngliche Status korrekt festgestellt wurde, kann er sich im Laufe der Zeit verschieben — wenn sich die tatsächliche Ausgestaltung der Zusammenarbeit verändert.

Beispiele:

• Ein Freelancer arbeitet zunehmend ausschließlich für einen einzigen Auftraggeber

• Der Auftragnehmer wird zunehmend in Arbeitsabläufe und Strukturen des Auftraggebers eingebunden

• Weisungen zu Arbeitszeit, Ort und Inhalt nehmen zu

• Eigene Betriebsmittel oder Kundenbeziehungen nehmen ab

Verändert sich das Bild so, dass die Tätigkeit eher einer abhängigen Beschäftigung ähnelt, sollte das Verfahren erneut durchgeführt werden — bevor eine Betriebsprüfung das Problem von Amts wegen aufdeckt.

Vor einer Betriebsprüfung

Die Deutsche Rentenversicherung führt bei jedem Arbeitgeber regelmäßig — in der Regel alle vier Jahre — eine Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV durch. Dabei werden unter anderem alle Beschäftigungsverhältnisse auf ihre korrekte sozialversicherungsrechtliche Einordnung geprüft.

Wer weiß, dass eine solche Prüfung bevorsteht, und bei einzelnen Beschäftigungsverhältnissen Unsicherheit besteht, sollte das Statusfeststellungsverfahren proaktiv vor der Prüfung beantragen. Ein laufendes oder bereits abgeschlossenes Verfahren schützt vor den schärferen Konsequenzen eines behördlichen Aufgriffs.

Wenn das Finanzamt Fragen stellt

Stellt das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung die Einordnung eines Beschäftigungsverhältnisses in Frage, ist das ein unmittelbares Signal: Auch die sozialversicherungsrechtliche Seite sollte zeitnah geprüft werden.

Lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Beurteilung laufen zwar getrennt — in der Praxis ziehen Auffälligkeiten beim Finanzamt jedoch häufig eine Prüfung durch die DRV nach sich.

Bei Lücken im Rentenversicherungsverlauf

Wer seinen Versicherungsverlauf bei der DRV prüft und fehlende Beitragszeiten entdeckt — insbesondere aus Phasen, in denen er als Selbstständiger tätig war — sollte prüfen, ob möglicherweise eine abhängige Beschäftigung vorlag.

Lässt sich rückwirkend eine Scheinselbstständigkeit nachweisen, können durch das Statusfeststellungsverfahren fehlende Beitragsjahre nachträglich anerkannt werden. Das kann:

• Die allgemeine Wartezeit für die Erwerbsminderungsrente erfüllen

• Die 3/5-Regelung retten — und damit den Anspruch auf EM-Rente überhaupt erst begründen

• Die Rentenhöhe durch zusätzliche Entgeltpunkte verbessern

Gerade bei Menschen, die vor ihrer Erkrankung in wechselnden Tätigkeitsverhältnissen gearbeitet haben, lohnt sich ein genauer Blick auf den Versicherungsverlauf — und bei Unklarheiten die Einleitung eines nachträglichen Statusfeststellungsverfahrens.

Von Amts wegen — auch ohne Antrag

Das Statusfeststellungsverfahren kann nicht nur auf Antrag eingeleitet werden. Die DRV Bund kann es auch von Amts wegen einleiten — etwa wenn ihr im Rahmen einer Betriebsprüfung oder durch Hinweise Dritter ein unklares Beschäftigungsverhältnis bekannt wird.

Betroffene haben in diesem Fall das Recht auf Anhörung und können Unterlagen einreichen, die ihren Status belegen.

Was tun, wenn das Verfahren bereits zu spät eingeleitet wird?

Stellt sich im Nachhinein heraus, dass eine Scheinselbstständigkeit vorlag und das Verfahren nicht rechtzeitig eingeleitet wurde, gibt es dennoch Handlungsmöglichkeiten:

• Freiwillige Selbstanzeige beim Sozialversicherungsträger kann Strafminderung bei vorsätzlicher Beitragsvorenthaltung bewirken

• Ratenzahlungsvereinbarungen mit der Berufsgenossenschaft oder der DRV sind in vielen Fällen möglich

• Bei berechtigter Unkenntnis können Säumniszuschläge unter Umständen erlassen werden

Zusammenfassung: Wann das Verfahren notwendig ist

Situation –> Dringlichkeit

Neue Zusammenarbeit mit unklarem Status –> Sofort - idealerweise innerhalb eines Monats

Änderung der Gesellschafterstruktur –> Unmittelbar nach der ÄnderungVeränderte

Zusammenarbeit mit Freelancern –> Sobald Anhaltspunkte für Scheinselbstständigkeit bestehen

Bevorstehende Betriebsprüfung –> Proaktiv vor dem PrüfterminLücken im

Rentenversicherungsverlauf –> Bei Verdacht auf frühere ScheinselbstständigkeitAnfrage des

Finanzamts –> Unmittelbar parallel zur steuerlichen Prüfung